Domain und E-Mail-Zustellbarkeit: Was zählt?
Autor: Redaktion Domeny.ForSale Veröffentlicht Aktualisiert
Kurz gesagt: Eine gute Domain allein sorgt nicht dafür, dass Nachrichten im Posteingang ankommen. Entscheidend sind auch die Reputation der Domain und der Versandinfrastruktur, korrekte SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge sowie die Art der Empfängergewinnung. Eine neue Domain sollte schrittweise eingeführt werden; dabei sind Zurückweisungen, Beschwerden und Authentifizierungsergebnisse zu überwachen.
Wie die Domain die Zustellbarkeit beeinflusst
E-Mail-Zustellbarkeit bezeichnet die Fähigkeit einer Nachricht, das Postfach des Empfängers zu erreichen – möglichst den regulären Posteingang statt des Spamordners. Mailserver bewerten zahlreiche Signale: die im Absenderfeld sichtbare Domain, die in technischen Bestandteilen der Nachricht verwendeten Domains, die IP-Adresse des Servers, den Nachrichteninhalt und die Reaktionen der Empfänger.
Die Reputation einer Domain entsteht anhand ihrer Versandhistorie. Ihr schaden unter anderem Spam-Beschwerden, Nachrichten an inaktive oder nicht existierende Adressen, plötzliche Sprünge im Versandvolumen und Versuche, die Domain als Absender vorzutäuschen. Ein Wechsel des E-Mail-Anbieters beseitigt Probleme, die der Domain selbst zugeordnet sind, nicht automatisch.
Eine Endung wie .pl oder .com entscheidet in der Regel nicht über die Zustellbarkeit. Wichtiger sind eine stimmige Konfiguration und das Verhalten des Absenders. Eine ungewöhnliche Endung kann allerdings aus geschäftlicher Sicht mehr Vorsicht erfordern, wenn Empfänger die Adresse nicht erkennen und Nachrichten häufiger als verdächtig markieren.
SPF, DKIM und DMARC: drei grundlegende Schutzmaßnahmen
SPF ist ein DNS-Eintrag, der angibt, welche Server zum Versand von E-Mails im Namen der Domain berechtigt sind. Er sollte alle tatsächlichen Absender abdecken, beispielsweise die Firmen-E-Mail, das Rechnungssystem und die Newsletter-Plattform. Eine Domain sollte einen einzigen, korrekt zusammengestellten SPF-Eintrag haben; mehrere separate Einträge können Fehler bei der Prüfung verursachen.
DKIM fügt der Nachricht eine kryptografische Signatur hinzu. Der Empfängerserver prüft sie mithilfe des öffentlichen Schlüssels, der im DNS veröffentlicht ist. Eine gültige Signatur bestätigt, dass die Nachricht von der betreffenden Domain autorisiert und unterwegs nicht verändert wurde.
DMARC legt fest, was der Empfänger tun soll, wenn eine Nachricht die SPF- oder DKIM-Prüfung nicht mit Übereinstimmung zur Domain im „Von“-Feld besteht. Außerdem ermöglicht es den Empfang von Berichten über die Nutzung der Domain. Die Richtlinie sollte am besten schrittweise verschärft werden: zunächst überwachen, die Quellen legitimer E-Mails ermitteln und erst danach erwägen, nicht konforme Nachrichten in den Spamordner zu verschieben oder zurückzuweisen.
Beispiel: Ein Unternehmen versendet gewöhnliche E-Mails über Microsoft 365, Newsletter über eine externe Plattform und Rechnungen über ein Buchhaltungssystem. Vor der Aktivierung einer restriktiven DMARC-Richtlinie sollte der Administrator alle drei Quellen erfassen, sie in SPF oder DKIM konfigurieren und die Übereinstimmung der Domains prüfen. Wird das Rechnungssystem übersehen, können legitime Nachrichten zurückgewiesen werden.
Eine Domain oder separate Subdomains
Verschiedene Versandarten durch Subdomains zu trennen, erleichtert die Konfiguration und die Analyse der Reputation. Die Mitarbeiterkorrespondenz kann über die Hauptdomain laufen, Marketingnachrichten beispielsweise über die Subdomain news.example.pl. Systembenachrichtigungen lassen sich über eine weitere Subdomain wie notify.example.pl versenden.
Diese Aufteilung begrenzt die Übertragung von Problemen zwischen den Kanälen, bietet aber keine vollständige Isolation. E-Mail-Anbieter können die Reputation einer Subdomain mit der übergeordneten Domain verknüpfen. Auch eine separate Domain ausschließlich für den Massenversand ist keine einfache Lösung: Sie kann dem Empfänger fremd erscheinen und erfordert den Aufbau einer Reputation von Grund auf.
Die Absenderadresse sollte verständlich sein und zur Marke passen. Domains, die der Hauptdomain ähneln, absichtliche Tippfehler oder beliebige Varianten können das Vertrauen mindern und an Phishing erinnern.
So beginnen Sie den Versand mit einer neuen Domain
Eine neue Domain hat noch keine gefestigte Historie. Deshalb sollte der Versand nicht mit einer großen Kampagne an den gesamten Verteiler beginnen. Ein sichereres Vorgehen umfasst:
- SPF und DKIM konfigurieren und DMARC im Überwachungsmodus aktivieren;
- Testnachrichten an Postfächer bei mehreren verbreiteten Anbietern senden und die Nachrichtenheader prüfen;
- mit aktiven Empfängern beginnen, die die Korrespondenz erwarten;
- das Versandvolumen schrittweise ohne abrupte Sprünge erhöhen;
- Adressen entfernen, die dauerhafte Zurückweisungen verursachen, und Beschwerden analysieren;
- DMARC verschärfen, nachdem alle legitimen Versandquellen bestätigt wurden.
Das „Aufwärmen“ einer Domain repariert keine schlechte Kontaktliste. Gekaufte Listen, fehlende Einwilligungen, die für die jeweilige Kommunikationsart erforderlich sind, und eine erschwerte Newsletter-Abmeldung erhöhen unabhängig von der technischen Konfiguration das Beschwerderisiko. Fragen zur Rechtsgrundlage des Marketings und zum Inhalt der Einwilligungen müssen mit der für die rechtliche Compliance verantwortlichen Person geklärt werden.
Was nach dem Start zu überwachen ist
Besonders nützlich sind DMARC-Berichte, Zurückweisungsmeldungen, der Anteil dauerhafter Adressfehler und Beschwerden, die über verfügbare Werkzeuge der E-Mail-Anbieter gemeldet werden. Auch der Ablauf der Domainregistrierung, der Zugang zur DNS-Verwaltung und unbefugte Änderungen an Einträgen müssen überwacht werden. Das Konto beim Registrar und der DNS-Dienst sollten mit einer starken Multi-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden.
Die Anforderungen großer E-Mail-Anbieter können sich ändern und vom Umfang sowie von der Art des Versands abhängen. Vor dem Start einer Kampagne sollte die aktuelle Dokumentation der eigenen Mailing-Plattform und der Postfachanbieter der Empfänger geprüft werden.
Der erste praktische Schritt ist, alle Systeme aufzulisten, die E-Mails über die Unternehmensdomain versenden. Erst auf dieser Grundlage lassen sich SPF korrekt zusammenstellen, DKIM einführen und DMARC einstellen, ohne legitime Nachrichten zu blockieren.
Siehe auch: Domain und Firmen-E-Mail – warum ist das wichtig?
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