Google Workspace: Funktionen und Einrichtung
Autor: Redaktion Domeny.ForSale Veröffentlicht
Kurz gesagt: Google Workspace ist ein von der Organisation verwaltetes Paket aus Diensten von Google für E-Mail, Dokumentbearbeitung, Dateispeicherung und Kommunikation. Es ermöglicht geschäftliche E-Mail-Adressen mit der eigenen Domain, etwa anna (at) twojafirma.pl, und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten über das Internet. Von einem gewöhnlichen Google-Konto unterscheidet es sich vor allem durch die zentrale Verwaltung von Nutzern, Zugriffsrechten und Sicherheitseinstellungen. Der Funktionsumfang hängt vom gewählten Tarif ab.
Was Google Workspace umfasst
Google Workspace verbindet Anwendungen, die viele von ihrem privaten Google-Konto kennen, mit Verwaltungswerkzeugen für Unternehmen oder andere Organisationen. Die meisten alltäglichen Aufgaben lassen sich im Browser erledigen, ohne ein Office-Paket auf dem Computer zu installieren. Auch mobile Apps stehen zur Verfügung; ausgewählte Funktionen lassen sich für die Nutzung ohne Internetverbindung vorbereiten.
Zu den wichtigsten Diensten gehören:
- Gmail — E-Mail-Verwaltung, auch für Adressen mit eigener Domain.
- Google Drive — Dateien speichern, synchronisieren und freigeben.
- Dokumenty, Arkusze und Prezentacje — Inhalte erstellen und gemeinsam bearbeiten, Kommentare hinterlassen und Änderungen nachvollziehen.
- Google Kalender — Besprechungen planen und die Verfügbarkeit von Kollegen prüfen.
- Google Meet und Chat — Videokonferenzen und Kommunikation im Team.
- Admin-Konsole — Oberfläche zur Verwaltung von Konten, Diensten und Organisationseinstellungen.
Ob zusätzliche Werkzeuge, AI-Funktionen, die Aufzeichnung von Besprechungen oder erweiterte Sicherheitsfunktionen verfügbar sind, hängt von der Edition und den Nutzungsbedingungen ab. Vor dem Kauf sollten Sie den aktuellen Tarifvergleich in den offiziellen Unterlagen von Google prüfen, statt davon auszugehen, dass jedes Abonnement sämtliche Funktionen enthält.
Unterschiede zu einem kostenlosen Google-Konto
Ein kostenloses Konto mit einer Adresse unter @gmail.com ist ein persönliches Konto. Mit Google Workspace kann eine Organisation Mitarbeiterkonten erstellen, Regeln für die Nutzung der Dienste festlegen und den Zugriff nach Ende der Zusammenarbeit entziehen. Administratoren können unter anderem Passwörter zurücksetzen, Lizenzen verwalten und Anforderungen an die Anmeldung konfigurieren.
Ein Beispiel: Nutzt ein Vertriebsmitarbeiter ein privates Gmail-Konto, hat das Unternehmen nicht dieselben administrativen Kontrollmöglichkeiten über sein Postfach und seine Unterlagen. In Workspace kann es das geschäftliche Konto sperren und Daten im Rahmen der Möglichkeiten des Dienstes und der eigenen Abläufe übergeben. Das bedeutet jedoch nicht, dass sämtliche Dateien automatisch beim Nachfolger landen. Wie die Übergabe erfolgt, hängt vom Speicherort und den Einstellungen ab.
Workspace ist weder eine Domainregistrierung noch ein Hostingdienst für Websites. Eine Domain, also ein Name wie deinefirma.pl, muss separat registriert werden. Die Website kann bei einem anderen Anbieter liegen und die E-Mail bei Google. Diese Dienste müssen nicht beim selben Anbieter gekauft werden.
So sieht die tägliche Zusammenarbeit aus
Stellen Sie sich eine dreiköpfige Agentur vor, die ein Angebot für einen Kunden vorbereitet. Eine Person schreibt den Text in Dokumenty, die zweite fügt Kommentare hinzu, und die dritte ergänzt die Kostenaufstellung in Arkusze. Statt immer neue Anhänge mit Namen wie „angebot_final_2“ zu versenden, arbeitet das Team an einer einzigen freigegebenen Datei und kann deren Änderungsverlauf einsehen.
Eine Datei lässt sich zum Lesen, Kommentieren oder Bearbeiten freigeben. Der Zugriff kann auf bestimmte Personen beschränkt werden, wobei die verfügbaren Optionen auch von den Richtlinien des Administrators abhängen. Der Link allein sollte nicht als Absicherung gelten. Bevor Sie Unterlagen an einen Kunden senden, müssen Sie die tatsächlichen Zugriffsrechte prüfen.
In Tarifen mit geteilten Ablagen lassen sich Teamunterlagen in einem Speicherbereich ablegen, der der Organisation und nicht einer einzelnen Person gehört. So lässt sich die Arbeit leichter fortsetzen, wenn sich die Zusammensetzung des Teams ändert. Bei komplexen Tabellen, Makros oder speziellen Dokumenten sollten Sie dagegen die Kompatibilität mit der bisher verwendeten Software testen: Der Import einer Datei garantiert nicht, dass jede Funktion unverändert arbeitet.
Was der Dienst kostet und wie Sie einen Tarif wählen
Die Unternehmenstarife von Google Workspace werden in der Regel nach der Anzahl der lizenzierten Nutzer abgerechnet. Die Kosten hängen von der gewählten Edition, der Abrechnungsweise, der Vertragslaufzeit und den Kaufbedingungen ab — sowohl beim direkten Kauf bei Google als auch über einen Partner. Den aktuellen Preis, Steuern, Limits und Kündigungsbedingungen müssen Sie vor der Bestellung klären.
Vergleichen Sie bei der Tarifwahl vor allem den Speicherplatz, die Möglichkeiten für Videokonferenzen, geteilte Ablagen und Verwaltungsfunktionen. Wenn Sie Archivierung, die Suche nach Daten für Verfahren oder bestimmte Aufbewahrungsregeln benötigen, prüfen Sie die Verfügbarkeit von Google Vault. Dieses Werkzeug dient der Aufbewahrung und Suche von Daten. Vault ersetzt kein vollständiges Backupsystem.
Nicht jede Adresse erfordert eine eigene Lizenz. Ein Alias, also eine zusätzliche Adresse, die Nachrichten in dasselbe Postfach leitet, kann ausreichen, wenn eine Person die Adressen anna (at) twojafirma.pl und kontakt (at) twojafirma.pl betreut. Sollen mehrere Personen die gemeinsame Korrespondenz bearbeiten, brauchen Sie eine passende Lösung, etwa eine Gruppe oder delegierten Zugriff, statt ein Passwort gemeinsam zu verwenden.
Workspace mit der eigenen Domain einrichten
Für die Einrichtung benötigen Sie Zugriff auf die DNS-Einstellungen der Domain. DNS ist das System, in dem unter anderem Informationen über die zuständigen Mailserver hinterlegt werden. Allein durch das Erstellen von Konten in Workspace werden Nachrichten noch nicht vom bisherigen Anbieter umgeleitet.
Der typische Ablauf sieht so aus:
- Wählen Sie einen Tarif und bestätigen Sie gemäß der Anleitung von Google, dass Sie die Domain kontrollieren.
- Erstellen Sie Konten, Aliasse und die benötigten Gruppen.
- Planen Sie die Übertragung der bisherigen E-Mails, Kontakte und Kalender.
- Richten Sie MX-Einträge ein, die eingehende E-Mails an die richtigen Server leiten.
- Konfigurieren Sie SPF, DKIM und DMARC — Verfahren, die Empfängern helfen, die Echtheit von Nachrichten aus Ihrer Domain zu prüfen.
- Testen Sie das Senden und Empfangen von E-Mails und aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten.
Verwenden Sie die Eintragswerte aus der aktuellen Dokumentation von Google und berücksichtigen Sie weitere Systeme, die E-Mails über Ihre Domain versenden, etwa einen Shop oder Newsletter. Schalten Sie den bisherigen Dienst erst ab, nachdem Sie die Migration und die Zustellung der Nachrichten geprüft haben.
Halten Sie vor dem Kauf fest, wie viele Personen den Dienst nutzen sollen, welche Funktionen benötigt werden und wie viele Daten zu übertragen sind. Prüfen Sie anschließend anhand einiger tatsächlich genutzter Dateien und Konten, ob der gewählte Tarif zur Arbeitsweise des Teams passt.
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