Was ist gdrive und wie nutzt du es richtig?
Autor: Redaktion Domeny.ForSale Veröffentlicht
Kurz gesagt: Gdrive ist eine umgangssprachliche Bezeichnung für Google Drive, den Cloud-Speicher von Google. Damit kannst du Dateien im Internet speichern und mit anderen teilen. Du kannst den Dienst im Browser, über eine mobile App oder ein Programm auf dem Computer nutzen. Drive erleichtert den Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Geräten aus. Die Synchronisation von Dateien ersetzt jedoch keine unabhängige Sicherungskopie.
Was bedeutet gdrive und wozu dient es?
Google Drive ist ein Cloud-Dienst: Die Dateien liegen auf den Servern des Anbieters und nicht ausschließlich im Speicher deines Smartphones oder Computers. Sobald du dich beim richtigen Google-Konto angemeldet hast, kannst du sie von verschiedenen Geräten aus öffnen. Dafür brauchst du normalerweise eine Internetverbindung. Bestimmte Dateien lassen sich aber vorab für die Offline-Nutzung vorbereiten.
Du kannst unter anderem Fotos, PDF-Dateien, Textdokumente, Tabellen und ZIP-Archive in Drive hochladen. Dass Drive eine Datei speichert, bedeutet allerdings nicht, dass du sie dort auch bearbeiten kannst. Manche Formate erfordern ein separates Programm. Der Dienst ist mit den Anwendungen für Dokumente, Tabellen und Präsentationen von Google verknüpft. So könnt ihr gemeinsam an Inhalten arbeiten, ohne ständig neue Anhänge zu verschicken.
Ein Beispiel: Du erstellst mit einer anderen Person eine Kostenaufstellung. Statt E-Mails mit Dateien namens „Kostenaufstellung_final“ und „Kostenaufstellung_korrigiert“ auszutauschen, gibst du eine einzige Tabelle frei. Ihr arbeitet beide am selben Dokument. Kommentare und der Änderungsverlauf helfen euch nachzuvollziehen, was korrigiert wurde.
In technischen Anleitungen kann „gdrive“ auch ein separates Werkzeug bezeichnen, mit dem sich Google Drive über die Kommandozeile bedienen lässt, also durch das Eingeben von Befehlen. Wenn du eine Installationsanweisung für ein Programm dieses Namens siehst, prüfe, wer es entwickelt hat, und lies die Dokumentation. Gehe nicht davon aus, dass es eine offizielle Anwendung von Google ist.
Wie fängst du mit Google Drive an?
Für die private Nutzung brauchst du ein Google-Konto. In einer Firma oder Schule kannst du über ein Konto für Google Workspace Zugang erhalten. Das ist ein Paket von Diensten, das die Organisation verwaltet. Die zuständige Administration kann beispielsweise die Freigabe von Dateien an Personen außerhalb der Firma einschränken.
Für den einfachsten Einstieg musst du kein Programm installieren:
- Melde dich bei deinem Google-Konto an und wähle Drive im App-Menü aus.
- Erstelle einen Ordner, zum Beispiel „Wohnungsunterlagen“.
- Klicke auf „Neu“, um eine Datei hochzuladen oder ein Dokument zu erstellen.
- Öffne die hinzugefügte Datei und prüfe, ob sie lesbar ist.
- Wenn du sie auf deinem Smartphone nutzen möchtest, melde dich in der App Google Drive mit demselben Konto an.
Die Desktop-Anwendung ist hilfreich, wenn du die Inhalte von Drive im Dateimanager neben deinen lokalen Ordnern sehen möchtest. Dass eine Datei dort angezeigt wird, bedeutet allerdings noch nicht, dass ihr vollständiger Inhalt auf das Gerät heruntergeladen wurde.
Wie gibst du eine Datei frei, ohne die Kontrolle darüber abzugeben?
Mit einer Freigabe erlaubst du anderen Personen, eine Datei oder einen Ordner zu öffnen. Je nach Art der Inhalte kannst du das Ansehen, Kommentieren oder Bearbeiten erlauben. Vergib nur die Berechtigungen, die der Empfänger tatsächlich benötigt: Wer einen Vertrag nur lesen soll, braucht keine Berechtigung, ihn zu ändern.
Du kannst bestimmten Personen Zugriff gewähren, indem du ihre E-Mail-Adressen angibst. Wenn die Kontoeinstellungen es zulassen, kannst du auch einen größeren Personenkreis über einen Link zugreifen lassen. Bei der Option „Jeder, der über den Link verfügt“ solltest du bedenken, dass der Link weitergegeben werden kann. Das bloße Kopieren eines Links erteilt nicht immer Zugriffsrechte: Bei eingeschränktem Zugriff muss der Empfänger weiterhin ausdrücklich berechtigt sein.
Prüfe vor dem Versenden vertraulicher Inhalte sowohl die Einstellungen der Datei als auch die des Ordners, in dem du sie ablegst. Dateien können die Zugriffsrechte des übergeordneten Ordners übernehmen. Wenn du Berechtigungen später entziehst, wird eine Kopie, die der Empfänger zuvor heruntergeladen hat, dadurch nicht gelöscht.
Wie viel Speicher bietet Drive und funktioniert es ohne Internet?
Ein reguläres kostenloses Privatkonto bei Google bietet 15 GB Speicherplatz, den sich Google Drive, Gmail und Google Fotos teilen. Es handelt sich also nicht um ein separates Kontingent nur für Dokumente. Große E-Mail-Anhänge und Fotos können den verfügbaren Speicherplatz in Drive verringern.
Kostenpflichtige Tarife bieten mehr Speicherplatz. Preise, Speicherkapazitäten und Bedingungen hängen jedoch vom Angebot und vom Kontotyp ab. Prüfe vor dem Kauf die aktuellen Angaben in der offiziellen Verwaltungsoberfläche von Google One oder Google Workspace. In den Speichereinstellungen deines Kontos siehst du außerdem, welche Dienste dein Kontingent nutzen.
Um ohne Internet arbeiten zu können, musst du vorher entsprechende Vorkehrungen treffen. In der mobilen App kannst du ausgewählte Dateien als offline verfügbar markieren. Auf dem Computer hängt das Vorgehen vom Dateityp und von den Einstellungen der Anwendung oder des Browsers ab. Trenne vor einer Reise kurz die Internetverbindung und prüfe, ob sich das benötigte Dokument tatsächlich öffnen lässt.
Synchronisation ist keine vollständige Datensicherung
Die Synchronisation hält die Dateien auf deinem Gerät und in der Cloud auf demselben Stand. Wenn du eine synchronisierte Datei änderst oder löschst, kann diese Änderung auch an anderen Speicherorten übernommen werden. Eine Sicherungskopie soll dagegen die Wiederherstellung deiner Daten ermöglichen, unabhängig davon, was mit der aktuellen Version passiert ist.
Drive bietet einen Papierkorb und Funktionen für den Versionsverlauf. Welche Regeln dafür gelten, hängt jedoch vom Dateityp und vom Konto ab. Betrachte diese Funktionen nicht als dauerhaftes Archiv. Bewahre besonders wichtige Dokumente zusätzlich als unabhängige Kopie auf, zum Beispiel auf einem Datenträger, den du vom Gerät trennen kannst. Sichere dein Konto außerdem mit der Bestätigung in zwei Schritten ab.
Beginne mit einem einzigen Ordner mit nicht vertraulichen Dateien. Teste das Hochladen, den Zugriff vom Smartphone und die Freigabe für eine bestimmte Person. Übertrage erst danach die Unterlagen, die du für deine tägliche Arbeit benötigst.
Siehe auch: Was ist 2FA?
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