Was ist GMail und wie nutzt man es sicher?
Autor: Redaktion Domeny.ForSale Veröffentlicht Aktualisiert
Kurz gesagt: Gmail ist der E-Mail-Dienst von Google. Damit kannst du Nachrichten im Browser oder in einer App senden, empfangen und ordnen. Die Basisversion ist kostenlos und bietet dir eine Adresse mit der Endung @gmail.com. Gmail gehört zu einem Konto bei Google, ist aber nicht mit dem gesamten Konto gleichzusetzen: Es ist einer der darin verfügbaren Dienste.
Wie funktioniert Gmail und wozu dient es?
Gmail, manchmal auch „GMail“ geschrieben, dient dem Austausch von E-Mails: etwa dem Kontakt mit Freunden, dem Empfang von Kaufbestätigungen, dem Versand von Dokumenten oder der beruflichen Korrespondenz. Du kannst auch Personen schreiben, die einen anderen E-Mail-Anbieter nutzen. Empfänger müssen also kein Gmail haben.
Die Nachrichten werden auf Servern von Google gespeichert, also auf Computern, die den Dienst betreiben. Deshalb kannst du dasselbe Postfach auf deinem Laptop und deinem Smartphone öffnen. Wenn du eine Nachricht auf einem Gerät löschst oder als gelesen markierst, ist diese Änderung nach der Synchronisierung normalerweise auch auf den anderen Geräten sichtbar. Bei der Synchronisierung werden die Änderungen zwischen den Geräten und dem Dienst abgeglichen.
Für Gmail genügt ein Webbrowser oder eine mobile App. Nach entsprechender Einbindung des Kontos lässt sich die E-Mail auch in kompatiblen Programmen wie Outlook oder Thunderbird verwalten. Für die erste Anmeldung und den regulären Nachrichtenaustausch brauchst du eine Internetverbindung. Der Offline-Zugriff ist eingeschränkt und muss vorher eingerichtet werden.
Gmail und das Konto bei Google: Was ist der Unterschied?
Ein Konto bei Google ist die digitale Identität, mit der du dich bei den Diensten dieses Unternehmens anmeldest. Gmail ist das damit verknüpfte E-Mail-Postfach. Dieselben Zugangsdaten können unter anderem auch Zugriff auf Google Drive, den Kalender und YouTube ermöglichen. Dein Gmail-Passwort schützt deshalb meist mehr als nur deine Korrespondenz.
Du kannst ein Konto bei Google mit einer E-Mail-Adresse eines anderen Anbieters erstellen, ohne ein Gmail-Postfach einzurichten. Wer Dienste von Google nutzt, hat also nicht zwangsläufig eine Adresse mit der Endung @gmail.com.
In der Praxis ist dieser Unterschied wichtig, wenn du Dienste löschen möchtest. Nur Gmail zu löschen und das gesamte Konto bei Google zu löschen sind unterschiedliche Vorgänge mit unterschiedlichen Folgen. Lies vor der Bestätigung die Hinweise von Google und lade benötigte Nachrichten und Dateien herunter.
Die wichtigsten Funktionen im Alltag
Mit Gmail kannst du Nachrichten nach Absendern, Wörtern im Nachrichtentext oder vorhandenen Anhängen durchsuchen. Statt monatelange Korrespondenz einzeln durchzugehen, kannst du den Namen eines Shops oder einen Teil der Betreffzeile eingeben. Zusammengehörige Antworten lassen sich als Thread anzeigen, also als eine gemeinsame Unterhaltung.
Zum Ordnen der E-Mails dienen Labels: Kennzeichnungen, die du Nachrichten zuweisen kannst. Anders als bei klassischen Ordnern kann eine Nachricht mehrere Labels haben. Filter sind dagegen Regeln, die bestimmte Aktionen automatisieren, zum Beispiel das Kennzeichnen von Nachrichten eines bestimmten Absenders.
Ein Beispiel: Wenn du Rechnungen von mehreren Lieferanten erhältst, erstelle das Label „Rechnungen“ und Filter für deren E-Mail-Adressen. Neue Nachrichten werden dann ohne manuelles Sortieren gekennzeichnet. Ein solcher Filter prüft allerdings nicht, ob ein Dokument echt ist. Er hilft beim Organisieren, nicht beim Überprüfen von Zahlungsforderungen.
Hilfreich ist auch die Unterscheidung zwischen drei Aktionen:
- Archivieren entfernt eine Nachricht aus der Ansicht des Posteingangs. Sie bleibt aber im Konto und lässt sich später wiederfinden.
- Löschen verschiebt eine Nachricht in den Papierkorb, aus dem sie endgültig gelöscht werden kann.
- Spam melden kennzeichnet unerwünschte Nachrichten und hilft dem System, ähnliche Nachrichten zu erkennen.
Ist Gmail kostenlos und für Unternehmen geeignet?
Die Basisversion von Gmail für Privatnutzer ist kostenlos verfügbar. Der Speicherplatz ist allerdings begrenzt und wird gemeinsam mit Google Drive und Google Fotos genutzt. Die Speicherkapazität des Kontos steht daher nicht ausschließlich für E-Mails zur Verfügung.
Die aktuelle Speichergrenze, die Regeln zur Berechnung des belegten Speichers und die Preise für zusätzlichen Speicherplatz findest du in den Kontoeinstellungen und in der offiziellen Hilfe von Google. Ein voller Speicher kann die Nutzung der Dienste beeinträchtigen, darunter auch das Senden und Empfangen von E-Mails.
Unternehmen können Gmail im Rahmen von Google Workspace nutzen, einem Paket von Diensten für Organisationen. Damit lässt sich eine Adresse unter der eigenen Domain verwenden, zum Beispiel kontakt (at) twojafirma.pl, statt einer Adresse mit der Endung @gmail.com. Dafür musst du eine Domain besitzen, die E-Mail-Nutzung konfigurieren und einen geeigneten Dienst auswählen. Allein durch den Kauf einer Domain entsteht noch kein Postfach.
Prüfe bei der Auswahl einer Unternehmenslösung die aktuellen Preise, Verwaltungsfunktionen, Bedingungen für die Datenverarbeitung und verfügbaren Supportangebote. Für einfache Anwendungen kann ein privates Konto ausreichen. Es bietet jedoch nicht dieselbe Kontrolle über Mitarbeiterkonten wie eine von der Organisation verwaltete Umgebung.
Wie richtest du das Postfach ein und sicherst es ab?
Um ein Gmail-Postfach einzurichten, öffne die offizielle Website des Dienstes oder die App und wähle die Kontoerstellung. Wähle eine verfügbare Adresse, lege ein einzigartiges Passwort fest und ergänze die Angaben zur Wiederherstellung des Zugangs. Sende anschließend eine Testnachricht an eine Person, die du kennst, und prüfe, ob du eine Antwort erhältst.
Aktiviere die Bestätigung in zwei Schritten, also eine zusätzliche Anmeldebestätigung neben dem Passwort. Alternativ kannst du einen Passkey einrichten, sofern dieser für dein Konto verfügbar ist. Halte außerdem deine Wiederherstellungsdaten aktuell. Das ist besonders wichtig, wenn du deine Gmail-Adresse zum Zurücksetzen von Passwörtern in Shops, sozialen Netzwerken oder anderen Diensten verwendest.
Gmail filtert Spam und erkennt einen Teil verdächtiger Nachrichten, kann aber nicht jeden Betrugsversuch erkennen. Wenn eine E-Mail eine dringende Zahlung oder die Eingabe eines Passworts verlangt, prüfe die vollständige Absenderadresse und bestätige die Anfrage über einen unabhängigen Kontaktweg. Öffne die dir bekannte Website oder App selbst, statt auf einen Anmeldelink zu klicken.
Beginne nach der Einrichtung des Postfachs mit den Sicherheitseinstellungen und einer einfachen Regel zum Ordnen deiner E-Mails. So kannst du den Zugang zu deinem Konto leichter sichern und wichtige Nachrichten schneller wiederfinden.
Siehe auch: Was ist 2FA?
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