Was ist KSEF? E-Rechnungen in Polen erklärt
Autor: Redaktion Domeny.ForSale Veröffentlicht
Kurz erklärt: KSeF, ausgeschrieben Krajowy System e-Faktur, ist Polens staatliches System zum Ausstellen, Empfangen und Speichern strukturierter Rechnungen. Eine solche Rechnung hat ein festgelegtes Datenformat und nicht nur das Erscheinungsbild eines PDF-Dokuments. Für Unternehmen bedeutet die Nutzung von KSeF, ihre Rechnungsabläufe umzustellen sowie Software, Berechtigungen und Verfahren vorzubereiten. In welchem Umfang die Nutzung verpflichtend ist, muss anhand der aktuellen Vorschriften und Mitteilungen des polnischen Finanzministeriums geprüft werden.
Was ist KSeF und wie unterscheidet es sich von einer PDF-Rechnung?
Krajowy System e-Faktur ist ein System der polnischen Steuerverwaltung. Es verarbeitet Rechnungen in einem einheitlichen Format, damit Programme die Dokumentdaten auslesen können, ohne dass Beträge, NIP-Steueridentifikationsnummern oder Rechnungspositionen manuell übertragen werden müssen.
Eine strukturierte Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das nach einer amtlich festgelegten XML-Struktur gespeichert wird. XML beschreibt Daten mithilfe benannter Felder. So erkennt das Programm, welcher Wert den Verkäufer, das Datum, den Nettobetrag oder die Umsatzsteuer VAT bezeichnet.
Ein per E-Mail versandtes PDF wird dadurch nicht zu einer strukturierten Rechnung. Es kann die Rechnungsdaten übersichtlich darstellen, doch allein am Erscheinungsbild lässt sich nicht erkennen, ob die Rechnung in KSeF ausgestellt wurde. Auch der Scan einer Papierrechnung ist kein Dokument in der vorgeschriebenen Struktur.
KSeF ersetzt nicht die gesamte Buchhaltung. Es übernimmt weder die steuerlichen Abrechnungen des Unternehmens noch führt es Überweisungen aus. Es entscheidet auch nicht, ob eine Ausgabe als Betriebsausgabe angesetzt werden darf.
Wie werden Rechnungen ausgestellt und empfangen?
Im regulären Online-Modus bereitet der Verkäufer die Rechnungsdaten in einem mit KSeF verbundenen Programm oder einem geeigneten, von der Verwaltung bereitgestellten Werkzeug vor. Anschließend wird das Dokument an das System übermittelt, das die Einhaltung der technischen Anforderungen prüft. Nach der Annahme erhält die Rechnung eine Nummer, die sie in KSeF identifiziert.
Die KSeF-Nummer ist nicht mit der vom Verkäufer vergebenen Rechnungsnummer identisch. Das Programm sollte beide Kennungen miteinander verknüpfen und den Dokumentstatus prüfen können. Ein Klick auf „Senden“ allein bestätigt noch nicht, dass die Rechnung angenommen wurde.
Ein typischer Ablauf sieht so aus:
- Der Verkäufer erfasst die Transaktionsdaten und gibt das Dokument frei.
- Das Programm übermittelt die Rechnung an KSeF und prüft das Verarbeitungsergebnis.
- Nach der Annahme speichert es die KSeF-Nummer und die amtliche Empfangsbestätigung, kurz UPO.
- Der Käufer oder ein berechtigtes Buchhaltungsbüro ruft das Dokument aus dem System ab.
Beispielsweise stellt eine Agentur eine Rechnung für die Betreuung einer Website aus. Statt dem Kunden lediglich ein PDF zu senden, übermittelt sie die Rechnungsdaten an KSeF. Die Buchhaltung des Kunden kann diese in ihre eigene Software übernehmen. Sie muss aber weiterhin klären, wofür die Leistung eingekauft wurde und wer die Zahlung freigeben soll.
Die Annahme eines Dokuments durch KSeF bestätigt weder die sachliche Richtigkeit der gesamten Transaktion noch den VAT-Steuersatz oder das Recht auf Vorsteuerabzug. Die technische Prüfung ersetzt keine buchhalterische Prüfung.
Wer muss KSeF nutzen?
Es ist nicht davon auszugehen, dass die Pflicht für jedes Unternehmen und jede Rechnung unter denselben Bedingungen gilt. Unter anderem können der Status und Sitz des Steuerpflichtigen, die Art der Transaktion, der Rechnungsempfänger sowie Übergangsvorschriften eine Rolle spielen. Eine Befreiung von der Umsatzsteuer VAT allein bedeutet nicht, dass KSeF für das Unternehmen keine Rolle spielt.
Da die Einführungsvorschriften und Ausnahmen von der aktuellen Rechtslage abhängen, müssen anhand der offiziellen KSeF-Informationen des polnischen Finanzministeriums folgende Punkte geklärt werden:
- ab wann das konkrete Unternehmen zur Nutzung verpflichtet ist und unter welchen Bedingungen mögliche Übergangserleichterungen gelten;
- welche Regeln für Rechnungen an Verbraucher und Transaktionen mit ausländischen Geschäftspartnern gelten;
- wie bei Rechnungskorrekturen, Anhängen und besonderen Dokumentarten vorzugehen ist;
- welche technischen Anforderungen aktuell gelten und welche Verfahren bei Nichtverfügbarkeit des Systems vorgesehen sind.
Wichtig ist auch, zwischen der Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen und den Regeln für ihren Empfang zu unterscheiden. Das Unternehmen sollte beide Abläufe festlegen, statt nur den Vertrieb vorzubereiten. Dieser Text erläutert die Funktionsweise des Systems. Er ist weder eine individuelle Steuerberatung noch eine Beurteilung der Pflichten eines bestimmten Unternehmens.
Wie bereitet man Unternehmen und Buchhaltungsbüro vor?
Prüfe zunächst, ob die eingesetzte Software die aktuelle Rechnungsstruktur und die Kommunikation mit KSeF unterstützt. Die Aussage des Anbieters „Wir unterstützen KSeF“ reicht allein nicht aus: Frage nach dem Abruf von Eingangsrechnungen, der Statuskontrolle, Rechnungskorrekturen und der Fehlerbehandlung. Lass dir vom Softwareanbieter den Preis der Integration und den Funktionsumfang bestätigen.
Im zweiten Schritt geht es um Berechtigungen: Lege fest, wer welche Tätigkeiten im Namen des Unternehmens ausführen darf. Inhaber, Vertriebsmitarbeiter und Buchhalterin benötigen nicht unbedingt dieselben Zugriffsrechte. Gib keine gemeinsam genutzten Zugangsdaten weiter, sondern verwende die für das System vorgesehenen Verfahren zur Authentifizierung und Vergabe von Berechtigungen.
Lege außerdem fest, wer neue Eingangsrechnungen prüft, ihre sachliche Berechtigung bestätigt und die Zahlungen überwacht. Der automatische Abruf eines Dokuments sollte ohne Prüfung keine Überweisung auslösen. Vereinbare mit dem Buchhaltungsbüro eine klare Aufgabenverteilung, damit Dokumente weder doppelt verbucht noch übersehen werden.
Was ist bei Fehlern oder Ausfällen zu tun?
Die Ablehnung einer Datei durch KSeF und ein Fehler in einer bereits angenommenen Rechnung sind unterschiedliche Fälle. Im ersten Fall muss die Meldung geprüft, die Ursache behoben und die Übermittlung nach dem vorgesehenen Verfahren wiederholt werden. Im zweiten Fall darf das Dokument nicht einfach in der Software überschrieben werden. Stattdessen sind die geltenden Regeln für Rechnungskorrekturen anzuwenden.
Bereite für den Fall, dass das System nicht verfügbar ist, ein Verfahren auf Grundlage der aktuellen Regeln für den Offline- und Notfallbetrieb vor. Kläre die Anforderungen an die Kennzeichnung der Dokumente, ihre Übergabe an den Empfänger und die Fristen für die spätere Übermittlung an KSeF.
Teste vor der Einführung des Ablaufs in einer Testumgebung einen Verkauf, einen Einkauf und eine Rechnungskorrektur. So zeigt sich, ob Software, Mitarbeiter und Buchhaltung ein Dokument von der Vorbereitung der Daten bis zur Abrechnung verarbeiten können.
Siehe auch: Was ist GitLab?
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