Was ist SaaS? Funktionsweise und Kosten
Autor: Redaktion Domeny.ForSale Veröffentlicht
Kurz gesagt: SaaS (Software as a Service), also Software als Dienstleistung, ist ein Modell, bei dem du eine vom Anbieter betriebene Anwendung nutzt, meist über das Internet. Statt ein Programm auf deinem eigenen Server zu installieren und zu betreiben, legst du ein Konto an und wählst einen Tarif – meist ein Abonnement, wobei es auch kostenlose Varianten gibt. Der Anbieter kümmert sich um den Betrieb der Anwendung und um Updates. In deiner Verantwortung bleiben m.in. die Zugriffseinstellungen und die Prüfung, ob der Dienst deinen Anforderungen entspricht.
Wie funktioniert SaaS in der Praxis?
Beim Modell SaaS läuft die Anwendung auf einer Infrastruktur, die der Anbieter verwaltet. Meist öffnest du sie im Browser, manche Dienste bieten aber auch Apps für Mobilgeräte und Computer an. Die Daten werden in der Regel beim Dienst gespeichert. Dadurch kannst du dasselbe Konto auf verschiedenen Geräten nutzen.
Ein Beispiel ist ein webbasiertes System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, kurz CRM. Ein Vertriebsmitarbeiter meldet sich an, legt einen Kontakt an und hält die Ergebnisse eines Gesprächs fest. Ein Kollege mit den entsprechenden Zugriffsrechten sieht diese Informationen in seinem eigenen Konto. Das Unternehmen muss das System weder selbst installieren noch dessen Server aktualisieren.
SaaS beschreibt die Art der Softwarebereitstellung, nicht den Verwendungszweck. Geschäftliche E-Mail-Dienste, Rechnungsprogramme, Dokumenteneditoren, Buchungssysteme oder Shopplattformen können nach diesem Modell betrieben werden. Ein Abonnement allein macht Software noch nicht zu SaaS: Auch ein lokal installiertes Programm kann im Abonnement verkauft werden.
Wie unterscheidet sich SaaS von Software auf dem eigenen Server?
Der wichtigste Unterschied liegt in der Aufgabenverteilung. Bei einer eigenen Installation ist das Unternehmen oder ein von ihm beauftragter Administrator für die Betriebsumgebung, die Updates und den Betrieb des Programms verantwortlich. Bei SaaS übernimmt der Anbieter einen großen Teil dieser Aufgaben. Dafür haben Nutzer meist weniger Einfluss auf den technischen Betrieb des Systems.
| Bereich | SaaS | Eigene Installation |
|---|---|---|
| Inbetriebnahme | Meist Konto anlegen und konfigurieren | Installation und Einrichtung der Betriebsumgebung |
| Updates | Werden vom Anbieter eingespielt | Werden selbst geplant und eingespielt |
| Kosten | Meist regelmäßige Gebühren | Je nach Lösung Lizenz, Infrastruktur und Betrieb |
| Anpassungen | Im Rahmen der Funktionen und Integrationen des Dienstes | Potenziell umfangreicher, abhängig von Lizenz und Zugriff auf den Code |
| Kontrolle über die Betriebsumgebung | Auf die Optionen des Anbieters beschränkt | Größer, verbunden mit mehr Verantwortung |
Nicht jede Anwendung, die über einen Browser erreichbar ist, ist SaaS. Ein Unternehmen kann ein Programm auf seinem eigenen Server betreiben und Mitarbeitern über das Internet zugänglich machen. Umgekehrt erhältst du durch das Mieten eines Cloud-Servers allein noch keinen fertigen SaaS-Dienst: Jemand muss die Anwendung weiterhin installieren und betreiben.
Wann erleichtert SaaS die Arbeit, und wann schränkt es ein?
SaaS kann eine gute Wahl sein, wenn du schnell einen Standardprozess einrichten möchtest, etwa die Bearbeitung von Buchungen, und keine eigene IT-Umgebung betreiben willst. Das Modell erleichtert auch die Arbeit von Teams, die eine Anwendung an verschiedenen Standorten nutzen. Um weiteren Personen Zugriff zu geben, reicht es oft, zusätzliche Konten anzulegen. Das kann allerdings die Kosten erhöhen.
Eine Einschränkung ist die Abhängigkeit vom Anbieter: von der Verfügbarkeit seines Dienstes, seinen Preisen, der Weiterentwicklung und seinen Entscheidungen über Funktionsänderungen. Ein Ausfall des Dienstes oder der Internetverbindung kann die Arbeit unmöglich machen; nur einige Anwendungen bieten einen Offline-Modus. Auch lassen sich Updates nicht immer aufschieben oder bisherige Benutzeroberflächen beibehalten.
Beispiel: Ein kleiner Salon, der einen Terminkalender und Erinnerungen für Kunden benötigt, kann einen fertigen Dienst wählen, statt ein eigenes System in Auftrag zu geben. Wenn die Buchungen allerdings besonderen Regeln folgen müssen, sollte zunächst geprüft werden, ob die Anwendung diese unterstützt. Ein günstiges Abonnement hilft wenig, wenn Mitarbeiter die Einschränkungen jeden Tag manuell umgehen müssen.
Wie berechnest du die tatsächlichen Kosten des Dienstes?
Der auf der Website angegebene Preis gilt häufig für eine bestimmte Abrechnungsvariante. Die Gebühr kann von der Zahl der Nutzer, dem Speicherplatz, der Zahl der Bestellungen, den versendeten Nachrichten oder den genutzten Funktionen abhängen. Hinzukommen können Kosten für die Einführung, die Datenübernahme, Schulungen und die Anbindung an andere Systeme.
Vergleiche Angebote anhand desselben Nutzungsszenarios: Wie viele Mitarbeiter werden die Anwendung nutzen, welche Funktionen sind unverzichtbar und mit welchem Nutzungsumfang rechnest du? Berechne die Kosten bei einem größeren Nutzungsumfang separat. Ein vergünstigter Einstiegspreis zeigt nicht, welche Ausgaben nach dem Wachstum des Teams entstehen.
Prüfe die aktuellen Preise, Limits und Abrechnungsbedingungen anhand der offiziellen Preisliste und der Geschäftsbedingungen des Anbieters. Achte besonders darauf, ob der genannte Betrag eine jährliche Vorauszahlung voraussetzt, ob Steuern enthalten sind und wann du die Zahl der kostenpflichtigen Konten reduzieren kannst.
Was solltest du prüfen, bevor du dem Anbieter Daten anvertraust?
Die Sicherheit von SaaS hängt sowohl von den Schutzmaßnahmen des Dienstes als auch von seiner Nutzung ab. Der Anbieter kann die Infrastruktur schützen, aber nicht jeden Nutzerfehler verhindern, etwa die Vergabe zu weitreichender Berechtigungen. Prüfe vor dem Kauf:
- Zugriff: Gibt es Benutzerrollen und eine Multifaktor-Authentifizierung, also eine zusätzliche Bestätigung bei der Anmeldung neben dem Passwort?
- Datenwiederherstellung: Welche Sicherungskopien werden erstellt, und lassen sich versehentlich gelöschte Informationen wiederherstellen?
- Betriebskontinuität: Welchen Support und welche Zusagen zur Verfügbarkeit bietet der Anbieter?
- Ausstieg aus dem Dienst: Kannst du deine Daten zusammen mit den benötigten Anhängen in einem brauchbaren Format exportieren, und wie viel Zeit bleibt dir dafür nach der Kündigung?
Wenn die Anwendung personenbezogene Daten verarbeiten soll, musst du auch die Bedingungen dieser Verarbeitung prüfen. Dazu gehören ein entsprechender Vertrag und mögliche Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Dies ist ein allgemeiner Hinweis, keine individuelle Rechtsberatung. Die Anforderungen hängen von den Daten und der Nutzung des Dienstes ab.
Bevor du ein längerfristiges Abonnement bezahlst, teste den Dienst mit fiktiven Daten: Erledige eine typische Aufgabe, erteile einer zweiten Person Zugriff und prüfe den Export. So kannst du nicht nur beurteilen, wie einfach der Einstieg ist, sondern auch, ob du später zu einem anderen Werkzeug wechseln kannst.
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