¿Qué es gdrive y cómo puedes utilizarlo?
Autor: Redacción Domeny.ForSale Publicado
En breve: Gdrive es una forma coloquial de llamar a Google Drive, el servicio de almacenamiento de Google que permite guardar archivos en internet y compartirlos con otras personas. Puedes utilizarlo desde el navegador, una aplicación móvil o un programa para el ordenador. Drive facilita el acceso a documentos desde distintos dispositivos, pero la sincronización de archivos no sustituye a una copia de seguridad independiente.
¿Qué significa gdrive y para qué sirve?
Drive de Google es un servicio en la nube: los archivos se guardan en los servidores del proveedor, no solo en la memoria de tu teléfono u ordenador. Tras iniciar sesión en la cuenta de Google correspondiente, puedes abrirlos desde distintos dispositivos. Por lo general, necesitas conexión a internet, aunque puedes preparar determinados archivos de antemano para trabajar sin conexión.
Puedes subir a Drive fotos, archivos PDF, documentos de texto, hojas de cálculo y archivos ZIP, entre otros. Sin embargo, almacenar un archivo no significa que Drive pueda editarlo: algunos formatos requieren un programa aparte. El servicio está integrado con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, lo que permite colaborar en el contenido sin enviar nuevos archivos adjuntos cada vez.
Por ejemplo, estás preparando un presupuesto con otra persona. En lugar de intercambiar correos con archivos llamados «presupuesto_final» y «presupuesto_corregido», compartes una sola hoja de cálculo. Ambos trabajáis en el mismo documento, y los comentarios y el historial de cambios os ayudan a identificar las correcciones realizadas.
En las instrucciones técnicas, el nombre «gdrive» también puede referirse a una herramienta independiente para gestionar Drive de Google desde la línea de comandos, es decir, escribiendo órdenes. Si encuentras una instrucción para instalar un programa con ese nombre, comprueba quién es su autor y consulta su documentación. No des por hecho que es una aplicación oficial de Google.
¿Cómo empezar a utilizar Drive de Google?
Para uso personal necesitas una cuenta de Google. En una empresa o centro educativo, puedes tener acceso mediante una cuenta de Google Workspace, un conjunto de servicios gestionado por la organización. Su administrador puede, por ejemplo, restringir la posibilidad de compartir archivos con personas ajenas a la empresa.
La forma más sencilla de empezar no requiere instalar ningún programa:
- Inicia sesión en tu cuenta de Google y selecciona Drive en el menú de aplicaciones.
- Crea una carpeta, por ejemplo, «Documentos de la vivienda».
- Utiliza el botón «Nuevo» para subir un archivo o crear un documento.
- Abre el archivo añadido y comprueba que se pueda leer correctamente.
- Si quieres acceder a él desde el teléfono, inicia sesión en la aplicación Drive de Google con la misma cuenta.
La aplicación de escritorio resulta útil si quieres ver los archivos de Drive en el gestor de archivos, junto a las carpetas locales. Sin embargo, que un archivo aparezca en la lista no significa que todo su contenido se haya descargado en el dispositivo.
¿Cómo compartir un archivo sin perder el control sobre él?
Compartir consiste en conceder a otras personas permiso para abrir un archivo o una carpeta. Según el tipo de contenido, puedes permitir que lo vean, lo comenten o lo editen. Concede solo el nivel mínimo de permisos que necesite el destinatario: quien únicamente debe leer un contrato no necesita permiso para modificarlo.
Puedes dar acceso a personas concretas introduciendo sus direcciones de correo electrónico o, si la configuración de la cuenta lo permite, a un grupo más amplio mediante un enlace. La opción «Cualquier persona con el enlace» implica que ese enlace puede reenviarse a otras personas. Copiar el enlace no siempre concede permisos: si el acceso está restringido, el destinatario sigue necesitando autorización.
Antes de enviar contenido confidencial, revisa tanto la configuración del archivo como la de la carpeta en la que lo guardas. Los archivos pueden heredar los permisos de acceso de la carpeta que los contiene. Retirar los permisos más adelante no elimina las copias que el destinatario haya descargado previamente.
¿Cuánto espacio ofrece Drive y funciona sin internet?
Una cuenta personal gratuita estándar de Google ofrece 15 GB de espacio compartido entre Drive de Google, Gmail y Fotos de Google. Por tanto, no se trata de una capacidad reservada exclusivamente para documentos. Los archivos adjuntos de correo de gran tamaño y las fotos pueden reducir el espacio disponible en Drive.
Los planes de pago permiten obtener más espacio, pero los precios, las capacidades y las condiciones dependen de la oferta y del tipo de cuenta. Antes de contratar uno, consulta la información actualizada en el panel oficial de Google One o Google Workspace. En la configuración de almacenamiento de tu cuenta también puedes ver qué servicios consumen el espacio disponible.
Para trabajar sin internet hay que prepararse de antemano. En la aplicación móvil puedes marcar determinados archivos como disponibles sin conexión; en el ordenador, el procedimiento depende del tipo de archivo y de la configuración de la aplicación o del navegador. Antes de viajar, desconecta internet un momento y comprueba que el documento que necesitas se abre realmente.
La sincronización no es una copia de seguridad completa
La sincronización mantiene los archivos actualizados de forma coherente entre el dispositivo y la nube. Si modificas o eliminas un archivo sincronizado, esa operación también puede reflejarse en otros lugares. Una copia de seguridad, en cambio, debe permitir recuperar los datos con independencia de lo que haya ocurrido con la versión actual.
Drive ofrece una papelera y funciones de historial de versiones, pero sus condiciones dependen del tipo de archivo y de la cuenta. No las consideres un archivo permanente. Guarda también una copia independiente de los documentos especialmente importantes, por ejemplo, en un dispositivo de almacenamiento que puedas desconectar, y protege la cuenta con la verificación en dos pasos.
Empieza con una sola carpeta que contenga archivos no confidenciales. Prueba a subirlos, acceder a ellos desde el teléfono y compartirlos con una persona concreta. Solo después traslada los archivos que necesitas en tu trabajo diario.
Consulta también: ¿Qué es 2FA?
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