Wat is gdrive en hoe gebruik je het?
Auteur: Redactie Domeny.ForSale Gepubliceerd
Kort gezegd: Gdrive is een informele benaming voor Google Drive, ook wel de online schijf van Google genoemd: een dienst waarmee je bestanden online opslaat en met anderen deelt. Je kunt de dienst gebruiken via een browser, een mobiele app of een programma op je computer. Drive maakt documenten toegankelijk vanaf verschillende apparaten, maar bestandssynchronisatie vervangt geen onafhankelijke back-up.
Wat betekent gdrive en waarvoor dient het?
Google Drive is een clouddienst: bestanden staan op de servers van de aanbieder, niet alleen in het geheugen van je telefoon of computer. Nadat je bent ingelogd op het juiste account van Google, kun je ze vanaf verschillende apparaten openen. Daarvoor heb je meestal internet nodig, al kun je bepaalde bestanden vooraf beschikbaar maken voor offline gebruik.
Je kunt onder meer foto’s, PDF-bestanden, tekstdocumenten, spreadsheets en ZIP-archieven uploaden naar Drive. Dat je een bestand kunt opslaan, betekent echter niet dat je het ook in Drive kunt bewerken: voor sommige bestandsindelingen heb je een apart programma nodig. De dienst is geïntegreerd met de document-, spreadsheet- en presentatieapps van Google. Daardoor kun je samen aan bestanden werken zonder telkens nieuwe bijlagen te versturen.
Stel dat je samen met iemand een kostenraming maakt. In plaats van e-mails uit te wisselen met bestanden als ‘kostenraming_definitief’ en ‘kostenraming_aangepast’, deel je één spreadsheet. Jullie werken allebei in hetzelfde document. Met opmerkingen en de wijzigingsgeschiedenis kun je nagaan wat er is aangepast.
In technische handleidingen kan ‘gdrive’ ook verwijzen naar een afzonderlijk hulpmiddel waarmee je Google Drive via de opdrachtregel bedient, dus door opdrachten te typen. Kom je een opdracht tegen om een programma met die naam te installeren, controleer dan wie het heeft gemaakt en lees de documentatie. Ga er niet van uit dat het een officiële app van Google is.
Hoe begin je met Google Drive?
Voor privégebruik heb je een account van Google nodig. Op je werk of op school kun je toegang krijgen via een account van Google Workspace, een pakket diensten dat de organisatie beheert. De beheerder kan bijvoorbeeld het delen van bestanden met mensen buiten het bedrijf beperken.
De eenvoudigste manier om te beginnen vereist geen installatie:
- Log in op je account van Google en kies Drive in het appmenu.
- Maak een map aan, bijvoorbeeld ‘Woningdocumenten’.
- Gebruik de knop ‘Nieuw’ om een bestand te uploaden of een document te maken.
- Open het toegevoegde bestand en controleer of het leesbaar is.
- Wil je het op je telefoon gebruiken, log dan in de app Google Drive in met hetzelfde account.
De desktopapp is handig als je de bestanden op Drive in je bestandsbeheerder wilt zien, naast je lokale mappen. Dat een bestand in de lijst staat, betekent echter niet dat de volledige inhoud ervan op je apparaat is gedownload.
Hoe deel je een bestand zonder de controle erover te verliezen?
Door een bestand of map te delen, geef je anderen toestemming om het te openen. Afhankelijk van het soort bestand kun je toestemming geven om het te bekijken, opmerkingen te plaatsen of het te bewerken. Geef de ontvanger alleen de minimaal benodigde rechten: iemand die een overeenkomst alleen hoeft te lezen, hoeft deze niet te kunnen wijzigen.
Je kunt specifieke personen toegang geven door hun e-mailadressen in te voeren. Als de accountinstellingen het toestaan, kun je ook een grotere groep toegang geven via een link. De optie ‘Iedereen met de link’ betekent dat de link ook kan worden doorgestuurd. Alleen een link kopiëren geeft niet altijd toegang: bij beperkte toegang moet de ontvanger nog steeds toestemming hebben.
Controleer voordat je vertrouwelijke bestanden verstuurt zowel de instellingen van het bestand als die van de map waarin je het plaatst. Bestanden kunnen de toegangsrechten van de bovenliggende map overnemen. Als je de rechten later intrekt, verwijder je daarmee niet de kopie die de ontvanger eerder al heeft gedownload.
Hoeveel opslagruimte biedt Drive en werkt het zonder internet?
Een standaard gratis persoonlijk account van Google biedt 15 GB opslagruimte, gedeeld door Google Drive, Gmail en de fotodienst van Google. Dat is dus geen afzonderlijke limiet voor alleen documenten. Grote e-mailbijlagen en foto’s kunnen de beschikbare ruimte op Drive verkleinen.
Betaalde abonnementen bieden meer opslagruimte, maar prijzen, capaciteit en voorwaarden hangen af van het aanbod en het type account. Controleer vóór aankoop de actuele informatie in het officiële dashboard van Google One of Google Workspace. In de opslaginstellingen van je account zie je ook welke diensten je opslagruimte gebruiken.
Offline werken vraagt om voorbereiding. In de mobiele app kun je bepaalde bestanden markeren als offline beschikbaar. Op de computer hangt de werkwijze af van het bestandstype en de instellingen van de app of browser. Schakel vóór een reis je internetverbinding even uit en controleer of je het benodigde document daadwerkelijk kunt openen.
Synchronisatie is geen volledige back-up
Synchronisatie houdt bestanden op je apparaat en in de cloud gelijk. Als je een gesynchroniseerd bestand wijzigt of verwijdert, kan die wijziging ook op andere plaatsen worden doorgevoerd. Een back-up moet het juist mogelijk maken om gegevens te herstellen, ongeacht wat er met de huidige versie is gebeurd.
Drive biedt een prullenbak en functies voor versiegeschiedenis, maar de werking daarvan hangt af van het bestandstype en het account. Beschouw ze niet als een archief waarin alles onbeperkt bewaard blijft. Bewaar van bijzonder belangrijke documenten ook een onafhankelijke kopie, bijvoorbeeld op een opslagmedium dat je kunt loskoppelen, en beveilig je account met tweestapsverificatie.
Begin met één map met niet-vertrouwelijke bestanden. Test het uploaden, de toegang vanaf je telefoon en het delen met een specifieke persoon. Zet pas daarna de bestanden over die je voor je dagelijkse werk nodig hebt.
Zie ook: Wat is 2FA?
Lees ook
