Wat is GMail en hoe gebruik je het veilig?
Auteur: Redactie Domeny.ForSale Gepubliceerd Bijgewerkt
In het kort: Gmail is de e-maildienst van Google waarmee je via een browser of app berichten kunt versturen, ontvangen en ordenen. De basisversie is gratis en geeft je een adres dat eindigt op @gmail.com. Gmail maakt deel uit van een account bij Google, maar is niet hetzelfde als het hele account: het is een van de diensten die je ermee kunt gebruiken.
Hoe werkt Gmail en waarvoor gebruik je het?
Gmail, soms geschreven als ‘GMail’, gebruik je voor e-mail: om contact te houden met vrienden, aankoopbevestigingen te ontvangen, documenten te versturen of zakelijke berichten uit te wisselen. Je kunt ook mailen naar iemand die een andere e-mailprovider gebruikt; de ontvanger hoeft geen Gmail te hebben.
Berichten worden opgeslagen op de servers van Google, de computers waarop de dienst draait. Daardoor kun je dezelfde mailbox openen op je laptop en telefoon. Als je op één apparaat een bericht verwijdert of als gelezen markeert, is die wijziging meestal ook zichtbaar op de andere apparaten na synchronisatie. Daarbij worden wijzigingen tussen de apparaten en de dienst op elkaar afgestemd.
Om Gmail te gebruiken heb je alleen een webbrowser of mobiele app nodig. Je kunt je e-mail ook beheren in compatibele programma’s, zoals Outlook of Thunderbird, nadat je het account op de juiste manier hebt gekoppeld. Voor de eerste aanmelding en het normale versturen en ontvangen van berichten is internet nodig. Offline toegang heeft beperkingen en moet vooraf worden ingesteld.
Gmail en een account bij Google: wat is het verschil?
Een account bij Google is de identiteit waarmee je inlogt bij de diensten van dit bedrijf. Gmail is de mailbox die aan zo’n account is gekoppeld. Met dezelfde inloggegevens kun je onder meer toegang krijgen tot Drive van Google, Agenda en YouTube. Je Gmail-wachtwoord beschermt daarom meestal meer dan alleen je e-mail.
Je kunt een account bij Google aanmaken met een e-mailadres van een andere provider, zonder een Gmail-mailbox aan te maken. Dat iemand diensten van Google gebruikt, betekent dus niet automatisch dat die persoon een adres heeft dat eindigt op @gmail.com.
Dit onderscheid is vooral belangrijk wanneer je diensten verwijdert. Alleen Gmail verwijderen en je hele account bij Google verwijderen zijn verschillende handelingen met verschillende gevolgen. Lees voordat je zo’n handeling bevestigt de meldingen van Google en download de berichten en bestanden die je wilt bewaren.
De belangrijkste functies voor dagelijks gebruik
In Gmail kun je berichten zoeken op afzender, woorden in de tekst of de aanwezigheid van bijlagen. In plaats van maanden aan e-mail handmatig door te nemen, kun je de naam van een winkel of een deel van het onderwerp invoeren. Bij elkaar horende antwoorden kunnen samen worden weergegeven als een thread: één gesprek.
Om e-mail te ordenen gebruik je labels: aanduidingen die je aan berichten kunt toekennen. Anders dan bij traditionele mappen kan één bericht meerdere labels hebben. Filters zijn regels die handelingen automatiseren, bijvoorbeeld het labelen van berichten van een bepaalde afzender.
Een voorbeeld: als je facturen van verschillende leveranciers ontvangt, maak je het label ‘Facturen’ aan en stel je filters in voor hun e-mailadressen. Nieuwe berichten krijgen dan automatisch een label, zonder dat je ze handmatig hoeft te sorteren. Een filter controleert echter niet of een document echt is. Het is een hulpmiddel om e-mail te ordenen, niet om betalingen te verifiëren.
Ook het onderscheid tussen deze drie handelingen is nuttig:
- Archiveren haalt een bericht uit je inbox, maar bewaart het in je account, zodat je het later kunt terugvinden.
- Verwijderen verplaatst een bericht naar de prullenbak, vanwaar het definitief kan worden gewist.
- Spam melden markeert ongewenste e-mail en helpt het systeem soortgelijke berichten te herkennen.
Is Gmail gratis en geschikt voor bedrijven?
De basisversie van Gmail voor particulieren is gratis. De opslagruimte is echter beperkt en wordt gedeeld met Drive van Google en Foto’s van Google. De opslagcapaciteit van je account is dus niet uitsluitend bedoeld voor e-mail.
Bekijk de actuele limiet, de regels voor het berekenen van gebruikte opslagruimte en de prijzen voor extra ruimte in je accountinstellingen en de officiële helpinformatie van Google. Als de opslagruimte vol is, kan dat de werking van diensten belemmeren, waaronder het versturen en ontvangen van e-mail.
Een bedrijf kan Gmail gebruiken via Google Workspace, een pakket diensten voor organisaties. Daarmee kun je een adres op je eigen domein gebruiken, bijvoorbeeld contact (at) jouwbedrijf.pl, in plaats van een adres met @gmail.com. Daarvoor moet je een domein hebben, de e-mail configureren en een passende dienst kiezen. Alleen een domein kopen levert nog geen mailbox op.
Controleer bij het kiezen van een zakelijke oplossing de actuele prijzen, beheerfuncties, voorwaarden voor gegevensverwerking en beschikbare ondersteuning. Een privéaccount kan volstaan voor eenvoudige toepassingen, maar biedt niet dezelfde controle over accounts van medewerkers als een omgeving die door de organisatie wordt beheerd.
Hoe begin je en beveilig je je mailbox?
Om Gmail aan te maken, open je de officiële website of app en kies je de optie om een account te maken. Kies een beschikbaar adres, stel een uniek wachtwoord in en vul de gegevens in die nodig zijn om weer toegang te krijgen als je die verliest. Stuur daarna een testbericht naar iemand die je kent en controleer of je een antwoord ontvangt.
Schakel verificatie in twee stappen in: een extra bevestiging bij het inloggen, naast je wachtwoord. Of stel een toegangssleutel in als die voor je account beschikbaar is. Houd ook je herstelgegevens actueel. Dat is vooral belangrijk als je je Gmail-adres gebruikt om wachtwoorden opnieuw in te stellen bij webwinkels, sociale media of andere diensten.
Gmail filtert spam en herkent sommige verdachte berichten, maar garandeert niet dat elke poging tot oplichting wordt ontdekt. Vraagt een e-mail om een dringende betaling of om je wachtwoord, controleer dan het volledige adres van de afzender en bevestig het verzoek via een onafhankelijk kanaal. Klik niet op een inloglink, maar open zelf de bekende website of app.
Begin na het aanmaken van je mailbox met de beveiliging en één eenvoudige regel om je e-mail te ordenen. Zo behoud je gemakkelijker toegang tot je account en vind je belangrijke berichten sneller terug.
Zie ook: Wat is 2FA?
Lees ook
