Wat is KSeF en hoe werkt e-facturatie?
Auteur: Redactie Domeny.ForSale Gepubliceerd
In het kort: KSeF, voluit Krajowy System e-Faktur, is het Poolse overheidssysteem voor het uitreiken, ontvangen en bewaren van gestructureerde facturen. Zo’n factuur heeft een voorgeschreven gegevensformaat; het gaat niet alleen om de weergave als PDF-document. Voor een bedrijf betekent het gebruik van KSeF dat de factuurverwerking verandert en dat software, toegangsrechten en procedures moeten worden voorbereid. Controleer in de actuele wetgeving en de mededelingen van het Poolse Ministerstwa Finansów in hoeverre de verplichting van toepassing is.
Wat is KSeF en hoe verschilt het van een PDF-factuur?
Krajowy System e-Faktur is een oplossing van de Poolse belastingdienst. Het verwerkt facturen in een uniform formaat, zodat software de documentgegevens kan uitlezen zonder bedragen, NIP-nummers of factuurregels handmatig over te nemen.
Een gestructureerde factuur is een elektronisch document dat volgens een officieel vastgelegde XML-structuur is opgeslagen. XML is een formaat dat gegevens beschrijft met benoemde velden. Daardoor weet de software welke waarde de verkoper, de datum, het nettobedrag of de VAT aangeeft.
Een PDF die per e-mail wordt verstuurd, is daarmee nog geen gestructureerde factuur. De PDF kan de factuurgegevens leesbaar weergeven, maar de vormgeving van het document bewijst niet dat de factuur in KSeF is uitgereikt. Ook een scan van een papieren factuur heeft niet de vereiste structuur.
KSeF vervangt niet de volledige boekhouding. Het verzorgt geen belastingaangiften voor de ondernemer, voert geen bankoverschrijvingen uit en bepaalt niet of een uitgave als aftrekbare kosten mag worden opgevoerd.
Hoe worden facturen uitgereikt en ontvangen?
In de standaard onlinemodus bereidt de verkoper de factuurgegevens voor in software die met KSeF is verbonden, of in een geschikt hulpmiddel dat de overheid beschikbaar stelt. Vervolgens wordt het document naar het systeem gestuurd, dat controleert of het aan de technische eisen voldoet. Na acceptatie krijgt de factuur een nummer waarmee deze binnen KSeF wordt geïdentificeerd.
Het KSeF-nummer is niet hetzelfde als het factuurnummer dat de verkoper toekent. De software moet beide nummers aan elkaar kunnen koppelen en de documentstatus kunnen controleren. Alleen op ‘verzenden’ klikken is geen afdoende bevestiging dat de factuur is geaccepteerd.
Een gebruikelijke werkwijze ziet er zo uit:
- De verkoper voert de transactiegegevens in en keurt het document goed.
- De software stuurt de factuur naar KSeF en controleert het resultaat van de verwerking.
- Na acceptatie slaat de software het KSeF-nummer en de officiële ontvangstbevestiging, de UPO, op.
- De afnemer of het bevoegde boekhoudkantoor haalt het document uit het systeem op.
Een bureau maakt bijvoorbeeld een factuur voor het beheer van een website. In plaats van alleen een PDF naar de klant te sturen, levert het de factuurgegevens aan bij KSeF. De boekhouding van de klant kan die gegevens in de eigen software ophalen, maar moet nog steeds vaststellen waarop de aankoop betrekking heeft en wie de betaling moet goedkeuren.
Acceptatie van een document door KSeF bevestigt niet dat de hele transactie, het VAT-tarief of het recht op belastingaftrek correct is. Een technische controle vervangt geen boekhoudkundige controle.
Voor wie is het gebruik van KSeF verplicht?
Ga er niet van uit dat de verplichting voor elke ondernemer en elke factuur op dezelfde manier geldt. Onder meer de status en vestigingsplaats van de belastingplichtige, het soort transactie, de ontvanger van het document en de overgangsbepalingen kunnen van belang zijn. Een vrijstelling van VAT betekent op zichzelf niet dat KSeF niet op het bedrijf van toepassing is.
Omdat de invoeringsregels en uitzonderingen afhangen van de actuele wetgeving, moet je in de officiële KSeF-informatie van het Poolse Ministerstwa Finansów nagaan:
- vanaf wanneer de verplichting voor het betreffende bedrijf geldt en welke voorwaarden verbonden zijn aan eventuele tijdelijke versoepelingen;
- welke regels gelden voor facturen aan consumenten en transacties met buitenlandse partijen;
- hoe je moet omgaan met correcties, bijlagen en bijzondere soorten documenten;
- wat de actuele technische eisen zijn en welke regels gelden als het systeem niet beschikbaar is.
Het is ook belangrijk om onderscheid te maken tussen de verplichting om facturen uit te reiken en de regels voor het ontvangen ervan. Een bedrijf moet beide processen regelen, in plaats van alleen de verkoopafdeling voor te bereiden. Deze uitleg beschrijft hoe het systeem werkt; het is geen individueel belastingadvies of beoordeling van de verplichtingen van een specifieke ondernemer.
Hoe bereid je het bedrijf en het boekhoudkantoor voor?
Controleer eerst of de gebruikte software de actuele factuurstructuur en de communicatie met KSeF ondersteunt. Alleen de belofte van de leverancier dat ‘wij KSeF ondersteunen’ is niet genoeg: vraag naar het ophalen van inkoopfacturen, statuscontroles, correcties en foutafhandeling. Laat de softwareleverancier de prijs van de koppeling en de beschikbare functies bevestigen.
De tweede stap is het regelen van toegangsrechten: bepalen wie welke handelingen namens het bedrijf mag uitvoeren. De eigenaar, een verkoopmedewerker en een boekhouder hebben niet altijd dezelfde toegang nodig. Deel geen gezamenlijke inloggegevens; gebruik de authenticatiemethoden en mogelijkheden voor het toekennen van rechten die bij het systeem horen.
Leg ook vast wie nieuwe inkoopfacturen controleert, beoordeelt of ze terecht zijn en de betalingen bewaakt. Het automatisch ophalen van een document mag niet zonder controle een bankoverschrijving in gang zetten. Spreek met het boekhoudkantoor af wie waarvoor verantwoordelijk is, zodat documenten niet dubbel worden geboekt of over het hoofd worden gezien.
Wat doe je bij een fout of storing?
Een bestand dat door KSeF wordt afgewezen en een fout in een al geaccepteerde factuur zijn twee verschillende situaties. In het eerste geval moet je de melding controleren, de oorzaak verhelpen en het bestand volgens de juiste procedure opnieuw versturen. In het tweede geval mag je het document niet simpelweg in de software overschrijven: je moet de toepasselijke correctieregels volgen.
Stel voor het geval dat het systeem niet beschikbaar is een procedure op die aansluit bij de actuele regels voor de offline- en noodmodi. Controleer welke eisen gelden voor de aanduidingen op documenten, het verstrekken ervan aan de ontvanger en de termijnen voor het later indienen bij KSeF.
Test voordat je het proces in gebruik neemt in een testomgeving één verkoop, één aankoop en één correctie. Zo’n test laat zien of de software, de medewerkers en de boekhouding een document kunnen verwerken vanaf het voorbereiden van de gegevens tot en met de boekhoudkundige afhandeling.
Zie ook: Wat is GitLab?
Lees ook
