Wat is NIP en hoe controleer je dit nummer?
Auteur: Redactie Domeny.ForSale Gepubliceerd
In het kort: NIP, voluit Numer Identyfikacji Podatkowej, is een tiencijferig nummer waarmee belastingplichtigen in Polen worden geïdentificeerd. Het wordt vooral gebruikt door ondernemers, rechtspersonen en andere entiteiten met bepaalde fiscale verplichtingen. Een natuurlijke persoon die geen onderneming drijft en niet als VAT-belastingplichtige is geregistreerd, gebruikt doorgaans PESEL in plaats van NIP.
Waarvoor dient NIP en hoe ziet het eruit?
Met NIP kunnen belastingafrekeningen en fiscale documenten aan een specifieke persoon of entiteit worden gekoppeld. Het staat onder meer op belastingaangiften, registratiedocumenten van bedrijven en facturen wanneer de wet vereist dat de partijen met dit nummer worden geïdentificeerd.
Een Pools NIP bestaat uit 10 cijfers. Het wordt zowel aaneengesloten als met streepjes geschreven. Die streepjes maken het nummer alleen leesbaarder en zijn er geen onderdeel van. Het laatste cijfer is een controlecijfer: met een bepaalde berekening kunnen daarmee sommige schrijffouten worden opgespoord.
Een correct controlecijfer betekent niet dat het nummer daadwerkelijk is toegekend of dat het bedrijf actief is. Een rekenhulpmiddel dat de opbouw van NIP controleert, vervangt geen controle van de gegevens in een officieel register.
NIP bevestigt evenmin de VAT-status. VAT is de belasting op goederen en diensten. Een ondernemer kan een NIP hebben als hij VAT afdraagt, maar ook als hij van die belasting is vrijgesteld.
NIP, PESEL en REGON — wat is het verschil?
Deze nummers hebben verschillende functies en zijn niet onderling uitwisselbaar.
| Nummer | Voornaamste toepassing |
|---|---|
| NIP | Identificatie voor belastingzaken, onder meer van ondernemers en rechtspersonen |
| PESEL | Identificatie van een natuurlijke persoon; voor veel mensen ook het fiscale identificatienummer |
| REGON | Identificatie van een entiteit in het statistische register dat door GUS wordt beheerd |
Voor een natuurlijke persoon die in het PESEL-register is opgenomen, geen onderneming drijft en niet als VAT-belastingplichtige is geregistreerd, is PESEL in beginsel het fiscale identificatienummer. Alleen het ontvangen van loon of het indienen van een jaarlijkse belastingaangifte maakt het niet noodzakelijk om een NIP aan te vragen.
NIP wordt onder meer gebruikt voor natuurlijke personen die een onderneming drijven, rechtspersonen zoals een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, en bepaalde organisatorische eenheden. Er gelden ook bijzondere regels voor partijen die belastingen en premies voor anderen afdragen. Zo’n partij heeft verplichtingen rond het berekenen, inhouden of afdragen van bedragen voor andere personen.
Iemand die bijvoorbeeld uitsluitend in loondienst werkt, vermeldt doorgaans PESEL in zijn belastingaangifte. Zodra die persoon een eenmanszaak begint, gebruikt hij NIP voor de belastingzaken van het bedrijf. Hij kan daarnaast een REGON krijgen, maar dat vervangt NIP niet op fiscale documenten.
Hoe krijg je NIP als je een bedrijf begint?
Bij het starten van een eenmanszaak maakt de aanvraag voor de toekenning van NIP deel uit van de registratie bij CEIDG, voluit Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, het centrale register en informatiepunt voor bedrijfsactiviteiten. Heeft de oprichter al een eigen NIP, dan gebruikt hij in beginsel hetzelfde nummer: hij krijgt geen nieuw nummer voor een volgende onderneming.
Een wijziging van de bedrijfsnaam, het adres of het dienstenaanbod leidt op zichzelf niet tot de toekenning van een nieuw NIP. Bij een eenmanszaak is het nummer gekoppeld aan de ondernemer als natuurlijke persoon, niet aan de handelsnaam van zijn bedrijf.
Entiteiten die worden ingeschreven in KRS, voluit Krajowy Rejestr Sądowy, het nationale gerechtelijke register, krijgen NIP via een procedure die aan de registratie is gekoppeld. Zij kunnen echter aanvullende gegevens moeten doorgeven. Ga er dus niet van uit dat met de ontvangst van het nummer alle fiscale formaliteiten zijn afgerond.
In andere situaties kan een afzonderlijke aanmelding voor fiscale identificatie nodig zijn. Controleer het juiste formulier, de wijze van indienen en de actuele termijnen in de informatie van het Poolse ministerie van Financiën, CEIDG of het bevoegde belastingkantoor. De procedure hangt af van het type entiteit en haar verplichtingen.
Hoe controleer je het NIP van een zakenpartner?
Bepaal eerst wat je wilt controleren: of het nummer bij de bedrijfsnaam hoort, of de ondernemer bestaat of wat zijn VAT-status is. Eén register geeft niet op al deze vragen antwoord.
Vóór een transactie kun je de volgende controles uitvoeren:
- Vergelijk NIP met de registergegevens. Een eenmanszaak controleer je in CEIDG; een entiteit die in KRS moet zijn ingeschreven, controleer je in dat register. Controleer de naam, de status en de adresgegevens.
- Controleer de VAT-status als die van belang is voor de belastingafhandeling. Gebruik daarvoor de officiële Wykaz podatników VAT, de lijst van VAT-belastingplichtigen die doorgaans de witte lijst wordt genoemd. In de toepasselijke gevallen kun je daarmee ook de bankrekening controleren.
- Controleer bij een transactie binnen de EU het VAT UE-nummer in VIES. VIES is het systeem voor de controle van VAT-nummers die bij transacties binnen de Europese Unie worden gebruikt. Alleen ‘PL’ vóór NIP zetten, bevestigt niet dat de ondernemer voor VAT UE is geregistreerd.
Voorbeeld: je ontvangt een factuur met een correct geschreven NIP, maar in het register hoort dat nummer bij een ander bedrijf dan het bedrijf dat op de factuur staat. Dat is een reden om het verschil vóór de betaling op te helderen, in plaats van alleen een correct nummer voldoende te vinden.
Wanneer is extra voorzichtigheid nodig?
NIP helpt een entiteit te identificeren, maar bewijst niet dat zij solvabel of betrouwbaar is. Ook correcte registergegevens kunnen worden gekopieerd door iemand die zich als een bestaand bedrijf voordoet.
Deze informatie is algemeen van aard en vormt geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies. Wil je voor een ongebruikelijke situatie het juiste identificatienummer bepalen of de verplichtingen rond een specifieke betaling vaststellen, controleer dan de actuele regels bij een officiële bron of een belastingadviseur.
Vergelijk vóór de eerste betaling aan een nieuwe zakenpartner het NIP, de naam van de ontvanger en de rekeninggegevens met het juiste register. Laat elk verschil via een onafhankelijk contactkanaal ophelderen.
Zie ook: Wat is CBD?
Lees ook
