Wat is REGON en hoe controleer je het?
Auteur: Redactie Domeny.ForSale Gepubliceerd
In het kort: REGON is het centrale Poolse register van entiteiten in de nationale economie. Het wordt beheerd door de president van GUS, het Poolse centrale bureau voor de statistiek. Met REGON wordt doorgaans ook het identificatienummer bedoeld dat een entiteit in dat register krijgt. Het helpt bedrijven en andere organisaties te identificeren, maar is geen belastingnummer, bedrijfsvergunning of garantie voor betrouwbaarheid.
Wat REGON vastlegt
REGON omvat meer dan commerciële bedrijven. Het register bevat rechtspersonen, organisatorische eenheden zonder rechtspersoonlijkheid en natuurlijke personen die een bedrijf uitoefenen, evenals lokale eenheden die onder de regels van het register vallen.
Het register legt gegevens over entiteiten op een gestructureerde manier vast voor officiële statistische en administratieve doeleinden. Afhankelijk van de entiteit kan de registratie onder meer de naam, het adres, de rechtsvorm, eigendomsgegevens, de activiteitenclassificatie en relevante registratiedata bevatten.
Een activiteitenclassificatie beschrijft welk soort werkzaamheden een entiteit naar eigen opgave uitvoert. Die classificatie is geen bewijs dat de entiteit beschikt over alle vergunningen of beroepskwalificaties die voor dat werk nodig zijn.
Als iemand in een gesprek om ‘je REGON’ vraagt, bedoelt diegene meestal het identificatienummer en niet informatie over het register zelf.
Hoe een REGON-nummer is opgebouwd
Een REGON-nummer voor de hoofdentiteit bestaat normaal gesproken uit negen cijfers. Een lokale eenheid, zoals een afzonderlijk geregistreerde vestiging of filiaal, heeft een nummer van 14 cijfers dat aan de bovenliggende entiteit is gekoppeld.
Bij een identificatienummer van 14 cijfers komen de eerste negen cijfers overeen met het REGON-nummer van de bovenliggende entiteit. De overige cijfers identificeren de lokale eenheid en bevatten een controlecijfer. Controlecijfers helpen bepaalde typefouten op te sporen; ze bewijzen niet dat een bedrijf actief of betrouwbaar is.
Sla het nummer op als tekst wanneer je het in een spreadsheet of klantendatabase invoert. Anders kan de software een nul aan het begin verwijderen, waardoor het identificatienummer niet meer klopt. Vraagt een formulier om REGON, controleer dan ook of het nummer van de hoofdentiteit of dat van een specifieke lokale eenheid nodig is.
REGON, NIP en KRS hebben verschillende functies
Deze identificatienummers kunnen samen in bedrijfsgegevens voorkomen, maar zijn niet onderling uitwisselbaar.
| Identificatienummer | Hoofddoel | Belangrijk onderscheid |
|---|---|---|
| REGON | Identificeert een entiteit in het statistische register | Kan ook een geregistreerde lokale eenheid identificeren |
| NIP | Identificeert een belastingplichtige voor de belastingadministratie | Bevestigt op zichzelf niet de btw-registratiestatus |
| KRS | Identificeert een inschrijving in het nationale gerechtsregister | Niet elk bedrijf staat in KRS ingeschreven |
Een Poolse eenmanszaak staat bijvoorbeeld doorgaans in CEIDG, het ondernemingsregister voor individuele ondernemers, en niet in KRS. De ondernemer kan wel zowel een NIP- als een REGON-nummer hebben.
Als een leverancier je een REGON-nummer geeft, kun je daarmee de identiteitsgegevens controleren. Gaat je vraag over de btw-status, bevoegde bedrijfsvertegenwoordigers of toestemming om gereguleerde werkzaamheden uit te voeren? Dan heb je het relevante belastingregister, ondernemingsregister of de betreffende vergunningsbron nodig.
Een REGON-nummer opzoeken en controleren
Gebruik de officiële REGON-zoekdienst van GUS. Bekijk de actuele zoekmogelijkheden en instructies bij de officiële dienst, want de interface en beschikbare functies kunnen veranderen.
Een praktische controle verloopt als volgt:
- Haal het identificatienummer uit de registratiegegevens of bedrijfsdocumenten van de entiteit.
- Zoek in het officiële register op REGON of een ander ondersteund identificatienummer, zoals NIP.
- Vergelijk de geregistreerde naam en het adres met de gegevens die je hebt ontvangen.
- Controleer of je de hoofdentiteit of een lokale eenheid bekijkt.
- Onderzoek afwijkingen voordat je voor een overeenkomst of betaling op de registratie vertrouwt.
Als de handelsnaam van een leverancier bijvoorbeeld afwijkt van de geregistreerde naam, vraag dan welke juridische entiteit de overeenkomst zal ondertekenen en de facturen zal uitreiken. Een overeenkomende REGON-registratie helpt de identiteit vast te stellen, maar bevestigt niet wie de eigenaar van een bankrekening is of hoe financieel gezond het bedrijf is.
Wanneer je REGON moet aanvragen of bijwerken
Voor veel bedrijven is de REGON-inschrijving gekoppeld aan de inschrijving via CEIDG of KRS en is er dus geen afzonderlijke aanvraag nodig. Voor andere entiteiten en bepaalde wijzigingen kan rechtstreeks contact met GUS nodig zijn.
Dit is algemene informatie over het Poolse registratiesysteem, geen persoonlijk juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg vóór indiening de actuele officiële richtlijnen voor jouw type entiteit, waaronder de vereiste formulieren, termijnen en de manier waarop wijzigingen tussen registers worden doorgegeven.
Vul je vandaag een formulier in, zoek dan eerst de officiële registratie op en controleer of het nummer bij precies de gevraagde entiteit of lokale eenheid hoort.
Lees ook: Valse e-mail van Spotify: zo herken je die en dit kun je doen
Lees ook
