Wat is SaaS en hoe werkt het in de praktijk?
Auteur: Redactie Domeny.ForSale Gepubliceerd
In het kort: SaaS (Software as a Service), oftewel software als dienst, is een model waarbij je een applicatie gebruikt die door de leverancier wordt beheerd, meestal via internet. In plaats van software op je eigen server te installeren en te beheren, maak je een account aan en kies je een pakket — meestal een abonnement, al bestaan er ook gratis versies. De leverancier zorgt voor de werking van de applicatie en de updates. Je blijft zelf verantwoordelijk voor onder meer de toegangsinstellingen en het beoordelen of de dienst aan je behoeften voldoet.
Hoe werkt SaaS in de praktijk?
Bij SaaS draait de applicatie op infrastructuur die de leverancier beheert. Meestal open je de applicatie in een browser, al bieden sommige diensten ook apps voor mobiele apparaten en computers. Gegevens worden doorgaans bij de dienst opgeslagen, zodat je hetzelfde account op verschillende apparaten kunt gebruiken.
Een voorbeeld is een online systeem voor klantrelatiebeheer, oftewel CRM. Een verkoopmedewerker logt in, voegt een contact toe en legt de afspraken uit een gesprek vast. Een collega met de juiste toegangsrechten ziet die informatie vervolgens in het eigen account. Het bedrijf hoeft het systeem niet zelf te installeren of de server waarop het draait bij te werken.
SaaS beschrijft hoe software wordt aangeboden, niet waarvoor die bedoeld is. Zakelijke e-mail, facturatiesoftware, documenteditors, reserveringssystemen en webwinkelplatforms kunnen allemaal volgens dit model werken. Een abonnement alleen maakt software nog geen SaaS: ook lokaal geïnstalleerde software kan op abonnementsbasis worden verkocht.
Hoe verschilt SaaS van software op je eigen server?
Het belangrijkste verschil zit in de verdeling van verantwoordelijkheden. Bij een eigen installatie is het bedrijf, of een door het bedrijf ingeschakelde beheerder, verantwoordelijk voor de omgeving, de updates en het onderhoud van de software. Bij SaaS neemt de leverancier een groot deel van die taken over, maar heeft de gebruiker doorgaans minder invloed op de technische werking van het systeem.
| Onderdeel | SaaS | Eigen installatie |
|---|---|---|
| Ingebruikname | Meestal een account aanmaken en instellingen configureren | Installatie en voorbereiding van de omgeving |
| Updates | Uitgevoerd door de leverancier | Zelf gepland en uitgevoerd |
| Kosten | Meestal periodieke betalingen | Licentie, infrastructuur en beheer, afhankelijk van de oplossing |
| Aanpassingen | Binnen de functies en integratiemogelijkheden van de dienst | Mogelijk uitgebreider, afhankelijk van de licentie en toegang tot de code |
| Controle over de omgeving | Beperkt tot de opties die de leverancier biedt | Meer controle, maar ook meer verantwoordelijkheid |
Niet elke applicatie die je via een browser kunt gebruiken, is SaaS. Een bedrijf kan software op een eigen server draaien en via internet toegankelijk maken voor medewerkers. Alleen een server in de cloud huren levert evenmin een kant-en-klare SaaS-dienst op: iemand moet de applicatie nog steeds installeren en onderhouden.
Wanneer maakt SaaS het werk eenvoudiger en wanneer beperkt het je?
SaaS kan een goede keuze zijn als je snel een standaardproces wilt opzetten, bijvoorbeeld het afhandelen van reserveringen, en geen eigen IT-omgeving wilt onderhouden. Het maakt ook het werk eenvoudiger voor teams die de applicatie op verschillende locaties gebruiken. Meer mensen toegang geven komt vaak neer op het toevoegen van accounts, al kan daardoor de rekening stijgen.
Een beperking is de afhankelijkheid van de leverancier: van de beschikbaarheid van de dienst, de tarieven, de ontwikkelrichting en beslissingen over wijzigingen in functies. Een storing in de dienst of de internetverbinding kan het werk onmogelijk maken; slechts sommige applicaties bieden een offlinemodus. Ook kun je niet altijd een update uitstellen of de bestaande interface behouden.
Voorbeeld: een kleine salon die een afsprakenagenda en herinneringen voor klanten nodig heeft, kan kiezen voor een kant-en-klare dienst in plaats van een apart systeem te laten bouwen. Als het reserveringsproces echter afwijkende regels vereist, moet je eerst controleren of de applicatie die ondersteunt. Een goedkoop abonnement helpt niet als medewerkers dagelijks handmatig om beperkingen heen moeten werken.
Hoe bereken je de werkelijke kosten van de dienst?
De prijs op de website geldt vaak voor een specifieke betaalvorm. Het bedrag kan afhangen van het aantal gebruikers, de opslagruimte, het aantal bestellingen, de verzonden berichten of de gebruikte functies. Daar kunnen kosten bijkomen voor implementatie, gegevensoverdracht, trainingen en koppelingen met andere systemen.
Vergelijk aanbiedingen op basis van hetzelfde gebruiksscenario: hoeveel medewerkers gaan de applicatie gebruiken, welke functies zijn onmisbaar en hoeveel gebruik verwacht je? Bereken apart wat de kosten zijn bij groei. Een introductietarief laat niet zien hoeveel je betaalt zodra het team groter wordt.
Controleer de actuele prijzen, limieten en betalingsregels in de officiële prijslijst en de voorwaarden van de leverancier. Let er vooral op of het vermelde bedrag vereist dat je een jaar vooruitbetaalt, of belastingen zijn inbegrepen en wanneer je het aantal betaalde accounts kunt verminderen.
Wat moet je controleren voordat je gegevens aan een leverancier toevertrouwt?
De veiligheid van SaaS hangt zowel af van de beveiliging van de dienst als van de manier waarop je die gebruikt. De leverancier kan de infrastructuur beveiligen, maar niet elke gebruikersfout voorkomen, zoals het toekennen van te ruime toegangsrechten. Controleer vóór aankoop:
- Toegang: zijn er gebruikersrollen en is er multifactorauthenticatie, waarbij je naast je wachtwoord een extra bevestiging moet geven om in te loggen?
- Gegevensherstel: welke back-ups worden gemaakt en kun je per ongeluk verwijderde informatie herstellen?
- Continuïteit: welke ondersteuning en toezeggingen over de beschikbaarheid biedt de leverancier?
- Stoppen met de dienst: kun je je gegevens in een bruikbaar formaat exporteren, inclusief de benodigde bijlagen, en hoeveel tijd heb je daarvoor na opzegging?
Als de applicatie persoonsgegevens gaat verwerken, moet je ook de voorwaarden voor die verwerking beoordelen, waaronder de bijbehorende overeenkomst en eventuele doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte. Dit is een algemene aanwijzing, geen persoonlijk juridisch advies; de vereisten hangen af van de gegevens en de manier waarop je de dienst gebruikt.
Voer voordat je een langdurig abonnement betaalt een proef uit met fictieve gegevens: voer een gebruikelijke taak uit, geef een tweede persoon toegang en test de export. Zo beoordeel je niet alleen hoe gemakkelijk je kunt beginnen, maar ook of je later kunt overstappen op een ander hulpmiddel.
Zie ook: Wat betekent www?
Lees ook
