Що таке KSEF і як працює система фактур
Автор: Редакція Domeny.ForSale Опубліковано
Коротко: KSeF, або Krajowy System e-Faktur (Національна система електронних фактур), — це державна система для виставлення, отримання та зберігання структурованих фактур. Така фактура має визначений формат даних, а не лише вигляд документа PDF. Для компанії використання KSeF означає зміну обігу фактур і необхідність підготувати програмне забезпечення, права доступу та процедури. Межі обов’язкового використання системи потрібно перевіряти за чинними нормами та повідомленнями Міністерства фінансів Польщі.
Що таке KSeF і чим вона відрізняється від фактури у PDF
Krajowy System e-Faktur — це рішення податкової адміністрації. Її завдання — обробляти фактури в єдиному форматі, завдяки якому програми можуть зчитувати дані документа без ручного перенесення сум, номерів NIP чи позицій продажу.
Структурована фактура — це електронний документ, записаний відповідно до офіційно визначеної структури XML. XML — формат, який описує дані за допомогою іменованих полів. Тож програма розпізнає, яке значення позначає продавця, дату, суму без податку чи податок VAT.
PDF, надісланий електронною поштою, не стає від цього структурованою фактурою. Він може наочно відображати дані фактури, але сам вигляд документа не свідчить про те, що його виставлено в KSeF. Так само скан паперової фактури не є документом у потрібній структурі.
KSeF не замінює весь бухгалтерський облік. Система не виконує податкові розрахунки за підприємця, не здійснює переказів і не визначає, чи можна віднести певний видаток до витрат.
Як відбувається виставлення й отримання фактури
У базовому онлайн-режимі продавець готує дані фактури в програмі, підключеній до KSeF, або у відповідному інструменті, наданому адміністрацією. Потім документ надходить до системи, яка перевіряє його відповідність технічним вимогам. Після прийняття фактура отримує номер, що ідентифікує її в KSeF.
Номер KSeF — не те саме, що номер фактури, присвоєний продавцем. Програма має давати змогу пов’язати обидва номери та перевірити статус документа. Самого натискання кнопки «надіслати» недостатньо, щоб підтвердити прийняття фактури.
Типовий обіг має такий вигляд:
- Продавець вводить дані операції та затверджує документ.
- Програма надсилає фактуру до KSeF і перевіряє результат обробки.
- Після прийняття зберігає номер KSeF та офіційне підтвердження отримання — UPO.
- Покупець або уповноважена бухгалтерська фірма завантажує документ із системи.
Наприклад, агенція виставляє фактуру за обслуговування вебсайту. Замість того щоб лише надіслати клієнту PDF, вона передає дані фактури до KSeF. Бухгалтерія клієнта може завантажити їх у власну програму, але все одно має з’ясувати, що саме придбано і хто повинен затвердити платіж.
Прийняття документа системою KSeF не підтверджує правильність усієї операції, ставки VAT чи права на відрахування податку. Технічна перевірка не замінює бухгалтерської.
Хто зобов’язаний користуватися KSeF
Не варто припускати, що обов’язок поширюється на кожного підприємця й кожну фактуру за однаковими правилами. Значення можуть мати, зокрема, статус і місцезнаходження платника податків, вид операції, одержувач документа та перехідні положення. Саме лише звільнення від VAT не дає підстав вважати, що KSeF не стосується компанії.
Оскільки правила впровадження та винятки залежать від чинного законодавства, в офіційних матеріалах Міністерства фінансів Польщі щодо KSeF потрібно перевірити:
- дату, з якої використання системи стає обов’язковим для конкретної компанії, та умови можливих перехідних спрощень;
- правила для фактур, виставлених споживачам, та операцій з іноземними суб’єктами;
- порядок роботи з коригуваннями, додатками й особливими видами документів;
- актуальні технічні вимоги та правила роботи під час недоступності системи.
Важливо також розрізняти обов’язок виставляти фактури та правила їх отримання. Компанія має налагодити обидва процеси, а не готувати лише відділ продажу. Цей опис пояснює роботу системи; він не є індивідуальною податковою консультацією чи оцінкою обов’язків конкретного підприємця.
Як підготувати компанію та бухгалтерську фірму
Перший крок — перевірити, чи підтримує ваша програма актуальну структуру фактури та обмін даними з KSeF. Самої заяви постачальника «ми підтримуємо KSeF» недостатньо: запитайте про завантаження фактур на придбання, перевірку статусів, коригування та обробку помилок. Вартість інтеграції й набір функцій уточніть у постачальника програмного забезпечення.
Другий крок — права доступу, тобто визначення того, хто може виконувати окремі дії від імені компанії. Власнику, працівнику відділу продажу та бухгалтерці не завжди потрібен однаковий доступ. Не передавайте спільні облікові дані для входу; користуйтеся передбаченими в системі методами автентифікації та надання прав доступу.
Також визначте, хто перевіряє нові фактури на придбання, підтверджує обґрунтованість зазначених у них витрат і стежить за оплатою. Автоматичне завантаження документа не повинно запускати переказ без перевірки. Узгодьте з бухгалтерською фірмою розподіл відповідальності, щоб документи не обліковували двічі й не пропускали.
Що робити в разі помилки або збою
Відхилення файлу системою KSeF і помилка у вже прийнятій фактурі — різні ситуації. У першому випадку потрібно перевірити повідомлення, усунути причину та повторно надіслати файл за належною процедурою. У другому не можна просто перезаписати документ у програмі — потрібно застосувати відповідні правила коригування.
На випадок недоступності системи підготуйте процедуру, що спирається на чинні правила офлайн- та аварійних режимів. Уточніть вимоги до позначень документів, їх передавання одержувачу та строків подальшого надсилання до KSeF.
Перед запуском процесу перевірте в тестовому середовищі один продаж, одне придбання й одне коригування. Такий тест покаже, чи можуть програма, працівники та бухгалтерія опрацювати документ від підготовки даних до відображення в обліку.
Дивіться також: Що таке GitLab?
Читайте також
